الجرد الدوري والمستمر

July 5, 2023

تحتاج كل مؤسسة إلى التعرف على ما لديها من مخزون من المنتجات أو المواد الخام التي تستخدمها؛ للتعرف على كيفية إدارته بشكل مناسب يتوافق مع حجم الطلب على منتجاتها في السوق، فلا يحدث عجز مفاجئ ولا فائض بشكل كبير فيصبح بلا فائدة، وتستخدم كل مؤسسة نظام الجرد الأفضل بالنسبة لها لكن ما الفرق بين الجرد الدوري والمستمر وكيف نختار من بينهما؟

إذا كنت الشخص الموكل له اختيار النظام الأفضل لجرد مخزون شركتك فيجب عليك في البداية فهم أوجه الاختلاف بين أنواع الجرد المتباينة، لكن في البداية ماذا يعني مصطلح الجرد؟

ما هو الجرد؟

يُعرف الجرد على أنه طريقة ونظام لمراقبة ما يوجد من أصناف ومواد خام ومنتجات في مخازن معينة، حيث يتم من خلال التحقق بشكل فعلي من الكميات الموجودة بالمخازن والمستودعات ومقارنتها بما يتم تقييده في المستندات الرسمية، إلى جانب التأكد من حالة المواد المخزنة.

هناك أكثر من طريقة ونظام لجرد المخازن، يختلف كل نوع عن الآخر في الطريقة المستخدمة في عملية الجرد والوسائل التي يتم الاستعانة بها والفترة الزمنية التي يتم إجراء الجرد بعد مرورها، 

أنواع جرد المخزون

هناك أكثر من نوع ونظام في الجرد تستخدمهما الشركات في حساب مخزونها، وفيما يلي سنتناول انواع الجرد المشهورة بشيء من التفسير.

أولًا الجرد الدوري

الجرد الدوري هو إجراء يقوم به المسؤولون في الشركات بشكل دوري لفحص مستوى المخزون وتحديث السجلات المالية. يتم تنفيذ الجرد الدوري بشكل متكرر بناءً على جدول زمني محدد، ويهدف إلى ضمان أن يكون المخزون المتاح في الشركة متطابقًا مع السجلات المالية.

تتضمن طريقة تنفيذ الجرد الدوري مراجعة الكميات الموجودة من المنتجات المخزنة وفحص حالة المنتجات وجودتها وتاريخ انتهاء الصلاحية إذا كانت تطبق. ويتم تسجيل أي اختلافات بين السجلات المالية والمخزون الفعلي، ويتم اتخاذ الإجراءات اللازمة لتصحيح هذه الاختلافات.

تعتبر الجرد الدوري أساسيًا في إدارة المخزون وتحسين كفاءة العمليات التجارية. ويساعد الجرد الدوري على تحديد السلع التي تحتاج إلى إعادة تخزين أو التخلص منها، ويساعد أيضًا على تحديد عدم التطابق بين السجلات المالية والمخزون الفعلي وتصحيحها.

تفضل الشركات باستخدام الجرد الدوري لأسباب عدة، من بينها:

1. تحديد العجز في المخزون: يساعد الجرد الدوري على تحديد العجز في المخزون والتأكد من عدم فقدان المنتجات أو سرقتها.
2. تحسين الكفاءة التجارية: يساعد الجرد الدوري على تحسين كفاءة العمليات التجارية وتحديد المنتجات التي تحتاج إلى تحسين وإعادة تخزينها.
3. تحسين الأداء المالي: يساعد الجرد الدوري على تحديد الاختلافات بين السجلات المالية والمخزون الفعلي وتصحيحها، مما يساعد على تحسين الأداء المالي للشركة.
4. الامتثال للقوانين واللوائح: يعتبر الجرد الدوري مطلبًا قانونيًا في العديد من الصناعات، ويساعد على الامتثال للقوانين واللوائح المتعلقة بإدارة المخزون.

بشكل عام، يعد الجرد الدوري عملية مهمة في إدارة المخزون وتحسين الكفاءة التجارية والأداء المالي للشركة. وللحصول على أفضل النتائج، يجب تنفيذ الجرد الدوري بشكل دوري وفي الوقت المحدد، وتسجيل المخزون وتحديث السجلات بشكل مستمر.

ثانياً الجرد المستمر

الجرد المستمر هو عملية مستمرة لفحص مستوى المخزون وتحديث السجلات المالية في الوقت الفعلي. وبدلاً من إجراء الجرد بشكل دوري، يتم تنفيذ الجرد المستمر على مدار السنة بناءً على التحديثات المباشرة للمخزون والمبيعات والشراء.

يتضمن طريقة تنفيذ الجرد المستمر استخدام نظام متخصص في إدارة المخزون، والذي يتيح للشركات إمكانية تحديث السجلات المالية بشكل مستمر بناءً على العمليات التجارية الحالية. وبهذه الطريقة، يمكن للشركات تحديث السجلات المالية بشكل تلقائي وفي الوقت الفعلي، مما يوفر الوقت والجهد اللازمين لإجراء الجرد الدوري.

تفضل الشركات باستخدام الجرد المستمر لأسباب عدة، من بينها:

1. متابعة المخزون بشكل دقيق: يساعد الجرد المستمر على متابعة المخزون بشكل دقيق وتحديث السجلات المالية بشكل تلقائي بناءً على التحديثات المستمرة للمخزون.
2. تحسين كفاءة العمليات التجارية: يساعد الجرد المستمر على تحسين كفاءة العمليات التجارية وتوفير الوقت والجهد اللازمين لإجراء الجرد الدوري.
3. تحسين الأداء المالي: يساعد الجرد المستمر على تحديث السجلات المالية بشكل تلقائي وفي الوقت الفعلي، مما يساعد على تحسين الأداء المالي للشركة.
4. تحقيق الدقة والموثوقية: يعتمد الجرد المستمر على البيانات المستمرة والتحديثات الفورية للمخزون والمبيعات والشراء، مما يساعد على تحقيق الدقة والموثوقية في السجلات المالية.

بشكل عام، يعد الجرد المستمر عملية مهمة في إدارة المخزون وتحسين الكفاءة التجارية والأداء المالي للشركة. وللحصول على أفضل النتائج، يجب استخدام نظام متخصص في إدارة المخزون وتحديث السجلات المالية بشكل مستمر وفي الوقت الفعلي.

المقارنة بين الجرد الدوري والمستمر

الجرد الدوري والجرد المستمر هما عمليات مختلفة في إدارة المخزون وتحديث السجلات المالية، ويمكن مقارنتهما من حيث التنفيذ والتكلفة والفوائد المحتملة والعوائد. وفيما يلي مقارنة شاملة بين الجرد الدوري والجرد المستمر:

1. التنفيذ: يتم تنفيذ الجرد الدوري بشكل دوري وعلى جدول زمني محدد، بينما يتم تنفيذ الجرد المستمر على مدار السنة بناءً على التحديثات المستمرة للمخزون والمبيعات والشراء.
2. التكلفة: يعتبر الجرد الدوري أكثر تكلفة من الجرد المستمر، حيث يتطلب الجرد الدوري وقتًا وجهدًا كبيرًا لإجرائه بشكل دوري، بينما يتم تنفيذ الجرد المستمر بشكل تلقائي ويوفر الوقت والجهد.
3. الفوائد المحتملة: توفر الجرد الدوري فرصة لمراجعة السجلات المالية وتحديثها بشكل دوري، ويساعد على تحديد العجز في المخزون وتحسين الكفاءة التجارية والأداء المالي. بينما يعتبر الجرد المستمر أكثر دقة وموثوقية بسبب تحديث السجلات المالية بشكل تلقائي وفي الوقت الفعلي.
4. العوائد: تحقق الجرد الدوري عوائد محدودة بسبب التكلفة العالية والتحديثات غير المستمرة للسجلات المالية، بينما يحقق الجرد المستمر عوائد أكبر بسبب الدقة والموثوقية في السجلات المالية وتوفير الوقت والجهد.

بشكل عام، الجرد الدوري يستخدم عادة في الصناعات التي تتطلب مراجعة دورية للمخزون، في حين يتم استخدام الجرد المستمر في الصناعات التي تتطلب تحديثات مستمرة للمخزون والمبيعات والشراء. وتختلف تكلفة الجرد الدوري والجرد المستمر والفوائد المحتملة والعوائد باختلاف الصناعة وحجم الشركة ونوع المنتجات المخزنة. لذلك، يجب على الشركات تحديد النوع الأنسب للجرد بناءً على احتياجات الشركة والتكلفة والفوائد.

المصادر:

https://www.investopedia.com/articles/investing/053115/understanding-periodic-vs-perpetual-inventory.asp

https://keydifferences.com/difference-between-perpetual-and-periodic-inventory-system.html

https://skysft.com/%D8%A7%D9%84%D9%81%D8%B1%D9%82-%D8%A8%D9%8A%D9%86-%D8%A7%D9%84%D8%AC%D8%B1%D8%AF-%D8%A7%D9%84%D8%AF%D9%88%D8%B1%D9%89-%D9%88%D8%A7%D9%84%D8%AC%D8%B1%D8%AF-%D8%A7%D9%84%D9%85%D8%B3%D8%AA%D9%85%D8%B1/

https://www.babelsoftco.com/index.php/ar/faq/public/%D8%A7%D9%84%D9%81%D8%B1%D9%82-%D8%A8%D9%8A%D9%86-%D8%A7%D9%84%D8%AC%D8%B1%D8%AF-%D8%A7%D9%84%D8%AF%D9%88%D8%B1%D9%8A-%D9%88%D8%A7%D9%84%D8%AC%D8%B1%D8%AF-%D8%A7%D9%84%D9%85%D8%B3%D8%AA%D9%85%D8%B1